Groeiende teams brengen meer beweging. Nieuwe collega’s reizen naar kantoor, klanten en events. Zonder duidelijke afspraken ontstaat snel onduidelijkheid over kosten, declaraties en duurzaamheid. Met een helder mobiliteitsbeleid stuur je op drie dingen: comfort voor je team, grip op de kosten en minder impact op het milieu. Kort en duidelijk. Zodat iedereen weet waar hij aan toe is.
Begin met de praktijk
Start niet met regels, maar met een simpele inventarisatie. Hoe vaak reist je team? Hoe ver? En met welk doel? Maak drie profielen: stadsritten, gemengde ritten en lange snelwegritten. Koppel daaraan wat past: ov, fiets, deelauto of toch een vaste auto. Leg meteen vast hoe je vergoedt. Per kilometer, per dag of via een ov-abonnement. Beschrijf ook hoe je onderhoud, banden en schades regelt. Bij een vaste auto kies je vaak voor operational lease. Je betaalt dan een vast bedrag per maand en zaken als onderhoud en pechhulp zitten erbij. Dat geeft rust in budget en planning, vooral als je team veel op pad is.
Keuzes op een rij
Reiskostenvergoeding en ov
Voor veel functies werkt het ov prima. Denk aan een ov-kaart in combinatie met thuiswerkdagen. Spreek een eenvoudig declaratiemodel af voor ritten buiten de kaart. Leg uit wanneer je taxi’s of deelsteps wel of niet vergoedt.
Fiets en thuiswerken
Korte afstanden? Stimuleer de fiets. Een leasefiets of een nette kilometervergoeding helpt. Combineer dit met vaste thuiswerkdagen. Minder spits, meer focus, lagere kosten.
Deelauto en poolauto
Voor sporadische ritten is een deelauto logisch. Eén account, duidelijke regels, klaar. Heeft je team vaker een auto nodig? Overweeg een poolauto. Regel de sleutel via een app en koppel de boeking aan de agenda. Zo blijft het overzichtelijk.
Lease of eigen auto
Bij veel kilometers is een leaseauto soms de beste keuze. Maak het profiel helder: welk jaarkilometrage, welke veiligheidsfeatures, welk verbruik. Leg ook vast wanneer iemand een eigen auto mag gebruiken en tegen welk tarief. Zo houd je het eerlijk voor iedereen.
Regels die werken
Houd het simpel. Eén pagina met de hoofdlijnen en een bijlage met details. Denk aan: wanneer recht op een auto, hoe je boetes afhandelt, wat te doen bij schade, en wanneer winterbanden verplicht zijn. Zet veiligheid voorop: rijlessen voor zuinig rijden, een korte instructie voor hulpsystemen, en duidelijke afspraken over bellen in de auto. In je wagenpark kies je bij voorkeur zuinige modellen met betrouwbare techniek. Merken met een lange staat van dienst in hybride rijden, zoals Toyota, scoren vaak goed op verbruik en voorspelbaarheid in onderhoud. Dat past bij teams die dagelijks kilometers maken en niet op luxe jacht zijn, maar op degelijke mobiliteit.
